Organisation de l’appel d’offres
Vous êtes donc en train d’organiser un appel d’offres. Dans le milieu des agences digitales, il existe quelques règles de bienséance plus ou moins connues de tous.
Limiter le nombre d’agences dans la sélection
C’est une règle qui n’est pas tout le temps respectée mais au combien importante à la fois pour votre santé mentale mais également pour les agences.
Du côté agence, il faut rappeler que lorsqu’une agence reçoit un cahier des charges, elle va devoir produire une réponse. Cette réponse ne tombe pas du chapeau (même avec ChatGPT) malheureusement et il faut savoir qu’elle va mobiliser plusieurs profils.
En règle générale la réponse se fait par : un directeur de clientèle, un directeur artistique, un CTO ou chef de projet technique, elle peut passer dans les mains d’un UX designer… bref, toutes les ressources sont mises à contribution pour produire la meilleure réponse possible. Il va de soi de faire une sélection afin de ne pas faire travailler toutes les agences de France sur la réponse.
De votre côté, sachez qu’une réponse à appel d’offres est un document pouvant comprendre une centaine de slides. Imaginez vous recevoir 30 présentations de 100 slides chacune, ce qui fait, selon un calcul rapide, 3 000 slides à analyser.
Si on pousse les mathématiques et que le temps moyen par slide est de 1 minute (pour faire simple, on ne va pas trop en demander avec les maths non plus) on arrive à 3 000 minutes.
On travaille en moyenne 8h dans une journée soit 480 minutes. Si on divise 3 000 par 480 on arrive à 6,25 jours.
Ce calcul vous a fait mal à la tête ? Imaginez l’étude de l’ensemble de ces propositions (et on a pas parlé des devis…)
On vous conseille donc de vous limiter à 10 agences grand maximum.
Échanges et présentation des offres des agences sélectionnées
Ensuite vient le meilleur moment. Là où la magie opère. Là où les cœurs s’enflamment et où toute l’intelligence d’une agence se condense dans une présentation de la vision du projet. AKA le pitch.
Le pitch, en agence, correspond à la présentation orale du document de recommandations.
Cette étape permet à l’agence de pouvoir présenter toute la réflexion autour de la réponse et pour l’annonceur de pouvoir poser toutes les questions et se faire envoûter par ce bon moment.
Cette étape se passe le plus souvent avec une shortlist d’agences ayant produit un document qui, à première vue, vous aura séduit.
Le pitch peut se dérouler en plusieurs étapes, l’objectif ici est de bien prendre le temps de comprendre et de poser l’ensemble des questions pour s’assurer de faire le bon choix.
