Accompagnement

Expertises

Bien choisir ses prestataires

Le choix d’un prestataire va souvent déterminer la réussite du projet. Agence spécialisée, agence généraliste, freelance, les possibilités sont nombreuses. Notre but ? Vous orienter objectivement vers le bon interlocuteur.

La gestion d'un appel d'offres

Retrouvez ci-dessous les étapes nécessaires vous permettant de solliciter les bonnes personnes, poser les bonnes questions, obtenir des propositions cohérentes et sélectionner le bon prestataire.

Longlist (pas trop longue quand même)

La première phase consiste à dresser la liste des prestataires cohérents vis-à-vis
du projet. En fonction des besoins techniques de votre projet, du calendrier,
du budget, etc. certaines agences vont naturellement se démarquer.

A

Les types de prestataires

Agences généralistes, agences spécialisées, freelances ou fournisseurs de solutions clés en main : il s’agit d’identifier le type de prestataire qui correspond le mieux à votre structure et à votre projet

B

Les expertises

La rédaction d’un bon cahier des charges vous aura permis d’identifier les enjeux clés du projet et donc les expertises qu’il sera essentiel de solliciter.

C

Les réalisations

Un rapide tour par les réalisations des prestataires identifiés vous permettra de vous faire une première idée du travail proposé (types de projets, secteurs, qualité des réalisations).

D

La longlist

Après avoir fait un bon tour des prestataires potentiels, l’objectif sera de déterminer une liste de 3 à 6 prestataires à qui vous pourrez envoyer votre cahier des charges.

La grille d'évaluation

La grille d’évaluation est un document indispensable qui vous permettra d’évaluer chaque proposition de manière équitable.

Au moment de la conception de la grille il sera déjà intéressant pour vous et votre équipe de déterminer quels sont les critères les plus importants (budget, équipe, compréhension, etc.) mais surtout de vous mettre d’accord sur la pondération de ces derniers. Voici ci-dessous quelques critères d’évaluation que nous retrouvons assez souvent :

  • Expertises et certifications
  • Réalisations
  • Compréhension du besoin
  • Pertinence de la proposition
  • Qualité de la relation
  • Faisabilité du calendrier
  • Respect du budget

Au fur-et-à-mesure de l’appel d’offres vous pourrez noter les prestataires et leur approche. La pondération fixée dans la grille vous permettra d’obtenir une note globale par candidat. Celle-ci ne sera pas forcément déterminante mais elle vous donnera une vision concrète des niveaux de chaque proposition.

Étude des propositions

Les prestataires vont travailler sur des propositions d’accompagnement complètes qu’il faudra étudier en détails. Ce premier niveau de lecture vous donnera déjà quelques premières clés pour évaluer la démarche, vous pourrez commencer à remplir votre grille d’évaluation.

À ce stade il convient de prendre pas mal de notes en essayant de ne pas tirer de conclusions trop hâtives. Vous aurez l’occasion de rencontrer les prestataires en soutenance afin qu’ils vous expliquent leur offre et leurs partis-pris. Au cours de la soutenance vous aurez l’occasion de creuser tous les sujets qui méritaient plus de précisions.

Une fois toutes les agences rencontrées, retournez sur votre grille d’évaluation afin de la mettre à jour une dernière fois.

 

 

Choix du prestataire

Choisir ce n’est pas renoncer mais préférer. Entre les résultats de votre grille d’évaluation et le feeling que vous avez eu avec les représentants des prestataires, vous devriez avoir ce qu’il faut pour prendre une décision.

Nous savons que c’est un processus laborieux et souvent assez stressant pour les porteurs de projet car l’erreur n’est pas une option. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez bénéficier de notre expérience sur cette étape de votre projet. Nous pouvons vous guider de manière méthodique et objective vers le choix du prestataire qui servira au mieux les besoins de votre projet.

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