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Comment rédiger le cahier des charges de votre prochain site web

La création de site web est un projet complet qu’il ne faut pas prendre à la légère. Trop souvent les agences digitales sont contactées par des annonceurs au projet pas suffisamment préparé en amont. Résultat ? Le projet commence mal avant même d’avoir débuté.

Aujourd’hui on vous explique en détails comment rédiger le cahier des charges de votre prochain site web.

En un clin d'œil

L'intérêt du cahier des charges pour
un projet de création de site

Votre projet, vous le connaissez sur le bout des doigts et personne n’en doute.
Mais êtes-vous capable de le décrire de manière claire et synthétique afin que n’importe
quelle agence puisse le comprendre rapidement ? La rédaction d’un cahier des charges
n’est pas hors de portée mais elle doit être réalisée avec rigueur et en respectant
quelques impératifs afin de garantir :

A

Les bons objectifs

Avez-vous pris le temps de définir précisément les objectifs de votre prochain site ? Sont-ils nombreux ? Les avez-vous classés par priorité  ? Cela semble évident et pourtant l’exercice vaut le coup d’être réalisé. Vous vous assurerez ainsi d’être tous alignés en interne sur les objectifs du prochain site, tout comme les agences sollicitées. 

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B

La bonne techno

En lisant votre cahier des charges, les agences vont vous orienter vers la techno qu’ils jugent la plus pertinente. Le choix de la techno est crucial, on ne pourra pas en changer sans refondre totalement le site web donc assurez-vous que les agences comprennent bien votre projet. N’oubliez pas de bien décrire la vision long terme du projet pour ne pas vous fermer des portes avec une techno pas suffisamment évolutive.

C

Les bonnes agences

Si vous avez bien défini les objectifs du site et les enjeux techniques vous saurez naturellement reconnaître les agences qu’il faut solliciter ou non. Demandez à chaque agence s’ils ont des réalisations à montrer sur des projets aux contraintes similaires, si ce n’est pas le cas : passez à la suivante. 

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D

Le bon budget

C’est tellement essentiel qu’on en vient à l’oublier : Mieux vous décrirez votre projet web dans votre cahier des charges, plus vous aurez de chances d’avoir des devis cohérents. Un devis cohérent c’est un devis ni trop cher, ni pas assez, qui vous permettra d’aller jusqu’à la mise en ligne sans devoir ajouter d’avenant au budget et en ayant une relation agréable avec votre agence.

La description du projet

C’est le cœur du cahier des charges de votre prochain site web.
L’enjeu ici est d’être aussi complet que synthétique, pas évident hein ?

A

Contexte

Avant de s’intéresser au projet, il est important que les agences puissent savoir qui vous êtes, ce que vous proposez et dans quel marché. Si vous pouvez en plus détailler ce que vous avez mis en place jusqu’à présent c’est le top.

B

Objectifs

On en a parlé rapidement dans la section précédente : présenter les objectifs du projet est essentiel. Il permettra aux agences d’être force de proposition et de vous conseiller des solutions que vous n’aviez peut-être même pas imaginées.

C

Les cibles

Combien de types de cibles ? Quelles sont les cibles prioritaires ? Les connaissez-vous suffisamment, notamment au niveau de leurs habitudes digitales ? Certaines agences comme la nôtre pourront vous aider à mieux les connaître si besoin.

D

Structure du site

La structure de votre site va avoir une forte influence sur le budget de ce dernier. Il sera important de bien définir les types de contenus que vous souhaitez valoriser. Si vous avez déjà travaillé sur une arborescence, c’est magnifique.

E

Les fonctionnalités

Tout aussi déterminant au niveau budget, vous devez arriver à lister les particularités de votre projet au niveau fonctionnel. Soyez descriptifs mais évitez d’être trop directifs car il y a souvent plusieurs façons de procéder.

F

Les outils tiers

Il se peut que vous ayez des outils à interfacer avec votre prochain site web (ERP, CRM, Job board, etc.). Soyez précis dans les automatisations que vous souhaitez créer avec votre site web et fournissez, si vous le pouvez, les documentations nécessaires.

La grille d’évaluation

Au-delà de présenter votre projet, il s’agit de faire le bon choix. Dressez la liste des critères importants afin de vous assurez de choisir l’agence qui correspond le plus à votre projet et à vos objectifs business. Mettez-vous d’accord avec votre équipe sur le niveau de priorité de chacun d’entre eux (et donc le coefficient).

Généralement nous retrouvons des critères tels que :

  • Expertises et certifications
  • Réalisations
  • Compréhension du besoin
  • Pertinence de la proposition
  • Qualité de la relation
  • Faisabilité du calendrier
  • Respect du budget

Vous aurez ainsi la capacité de noter les propositions et présentations sur chaque aspect et à l’arrivée avoir une note globale par agence. Il n’est pas nécessaire d’intégrer la grille de notation entière à votre cahier des charges de site web, listez simplement les critères importants pour que les agences puissent en prendre connaissance.

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Les livrables et les next steps

Afin d’être totalement clair, vous pouvez lister dans votre cahier des charges de site web les éléments attendus. 

Ce que les agences devront produire pour l’appel d’offres :

  • Présentation de l’agence
  • Présentation des équipes (notamment du chef de projet)
  • Réalisations significatives
  • etc.

Ce qui devra être produit pendant le projet :

  • Maquettes fonctionnelles
  • Spécifications fonctionnelles et techniques 
  • Maquettes graphiques 
  • etc. 

Comme ça tout le monde est prévenu.

Ensuite il s’agira de déterminer les dates clés de l’appel d’offres, nous recommandons généralement :

  • Envoi du cahier des charges : J
  • Questions / réponses cahier des charges : J+1 à J+20
  • Envoi des propositions : J+21
  • Soutenances : J+22 à J+28
  • Choix de l’agence : J+31

Vous pouvez terminer en précisant la date de kickoff souhaitée et en rappelant bien sûr la date de mise en ligne visée. 

Le budget

Le budget est un sujet souvent sensible. La question étant : doit-on l’indiquer dans son cahier des charges ? 

La réponse est oui. 

Et c’est vraiment dans votre intérêt. Pour répondre à un besoin il y a souvent plusieurs manières de procéder. Indiquer votre budget aux agences vous fera gagner du temps, elles pourront en effet vous faire leur meilleure offre dans votre budget, quitte à allotir certains éléments ou proposer des options à la carte. Elles pourront également se retirer de l’appel d’offres si elles considèrent que le budget n’est pas pertinent vis-à-vis du projet. 

Le cas du budget qui serait bien supérieur à ce qui est demandé en cahier des charges est très très rare. Quand cela arrive, rassurez-vous les agences sont en compétition donc si elles peuvent être en-dessous du budget ou proposer des éléments supplémentaires pour répondre de manière plus complète au cahier des charges, elles le feront.

Conclusion et modèle de cahier des charges

Nous sommes bien conscients que ce travail de rédaction de cahier des charges de site web est chronophage et qu’il peut paraître un peu complexe. Pour autant il est essentiel et va jouer grandement dans le succès du projet.

Si nous avons créé la boucle, c’est en grande partie parce que trop souvent les porteurs de projets sollicitent des agences (et souvent pas les bonnes) en présentant un projet mal ficelé, aux objectifs pas clairs et aux fonctionnalités imprécises. Un petit exemple (un peu extrême) :

“- Bonjour, je voudrais créer le Vinted de la revente de cadeaux.
– Ah, c’est original. Est-ce que vous avez un cahier des charges ?
– Ben non, je vous ai dit : je veux la même chose que Vinted, ça suffit comme cahier des charges non ?”

C’est arrivé.

Pour vous aider nous vous proposons ce modèle de cahier des charges de site web que vous pouvez télécharger et compléter. Ceci n’est qu’un exemple de cahier des charges de site web, chaque projet étant différent vous aurez besoin de vous l’approprier.

Si vous avez besoin d’aide dans le cadrage de votre projet ou la sélection des prestataires, n’hésitez pas à nous appeler.

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