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Appel d'offres agences digitales : comment bien l'organiser ?

Le choix d’un prestataire va souvent déterminer le niveau de réussite de votre projet. Agence spécialisée, agence généraliste, freelance, les possibilités sont nombreuses. Découvrez dans cet articles tous nos conseils pour vous aider à faire le bon choix.

En un clin d'œil

Le cahier des charges

On ne le répètera jamais assez : un bon cahier des charges c’est un projet qui commence bien (et inversement).

Nous avons d’ailleurs déjà rédigé quelques articles sur le sujet :

Que dire de plus ? Et bien simplement vous souhaiter bon courage, car même s’il s’agit d’un exercice qui n’est pas insurmontable, il demande pas mal d’efforts et de méthode pour être bien fait.

Une fois terminé et validé par les équipe et hiérarchie, imprimé en papier de soie et relié avec une bordure dorée, ce saint document pourra être envoyé aux agences, et pas n’importe lesquelles.

Longlist (pas trop longue quand même)

Cette phase consiste à dresser la liste des prestataires cohérents vis-à-vis
de votre projet. En fonction des besoins techniques, secteur, calendrier,
budget, etc. certaines agences vont déjà naturellement se démarquer.

A

Les types de prestataires

Agences généralistes, agences spécialisées, freelances ou fournisseurs de solutions clés en main : il s’agit d’identifier le type de prestataire qui correspond le mieux à votre structure et à votre projet.

B

Les expertises

La rédaction d’un bon cahier des charges vous aura permis d’identifier les enjeux clés du projet et donc les expertises qu’il sera essentiel de solliciter.

C

Les réalisations

Un rapide par les sections « réalisations » des prestataires identifiés vous permettra de vous faire une première idée du travail proposé (types de projets, secteurs, style, qualité des réalisations).

D

La longlist

Après avoir fait un bon tour des prestataires potentiels, l’objectif sera de déterminer une liste de 3 à 5 prestataires pertinents à qui vous pourrez envoyer votre cahier des charges.

La grille d'évaluation

La grille d’évaluation est un document important qui vous permettra d’évaluer chaque proposition de manière équitable.

Au moment de la conception de la grille il sera déjà intéressant pour vous et votre équipe de déterminer quels sont les critères les plus importants (budget, équipe, compréhension, etc.) mais surtout de vous mettre d’accord sur la pondération de ces derniers. Voici ci-dessous quelques critères d’évaluation que nous retrouvons assez souvent :

  • Expertises et certifications
  • Compréhension du besoin
  • Pertinence de la proposition
  • Qualité de la relation
  • Faisabilité du calendrier
  • Respect du budget
  • Réalisations

Au fur-et-à-mesure de l’appel d’offres vous pourrez noter les prestataires et leur approche. La pondération fixée dans la grille vous permettra d’obtenir une note globale par candidat. Celle-ci ne sera pas forcément déterminante mais elle vous donnera une vision concrète des niveaux de chaque proposition.

Étude des propositions

Les prestataires vont travailler sur des propositions d’accompagnement complètes qu’il faudra étudier en détails. Ce premier niveau de lecture vous donnera déjà quelques premières clés pour évaluer la démarche, vous pourrez commencer à remplir votre grille d’évaluation.

À ce stade il convient de prendre pas mal de notes en essayant de ne pas tirer de conclusions trop hâtives. Vous aurez l’occasion de rencontrer les prestataires en soutenance afin qu’ils vous expliquent leur offre et leurs partis-pris. Au cours de la soutenance vous aurez l’occasion de creuser tous les sujets qui méritent plus de précisions.

Une fois toutes les agences rencontrées, retournez sur votre grille d’évaluation afin de la mettre à jour une dernière fois.

Choix du prestataire

Choisir ce n’est pas renoncer mais préférer. Entre les résultats de votre grille d’évaluation et le feeling que vous avez eu avec les représentants des prestataires, vous devriez avoir ce qu’il faut pour prendre une décision.

Nous savons que c’est un processus laborieux et souvent assez stressant pour les porteurs de projet car l’erreur n’est pas une option. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez bénéficier de notre expérience sur cette étape de votre projet. Nous pouvons vous guider de manière méthodique et objective vers le choix du prestataire qui servira au mieux les besoins de votre projet ou bien tout simplement vous présenter l’un de nos partenaires.

Car oui, la boucle s’appuie sur un réseau de prestataires de qualité.

EN SAVOIR PLUS

Des questions ?

A

Comment choisir les agences à qui envoyer mon cahier des charges ?

Beaucoup se contenteront de taper « meilleure agence digitale » et d’envoyer leur cahier des charges aux 3 ou 4 premiers résultats. On considère que c’est une erreur car ces classements ne sont pas toujours très honnêtes (les agences paient pour y apparaître), et de plus, meilleure agence ne veut pas dire grand chose.. 

Si vous avez rédigé un bon cahier des charges, vous connaissez votre projet sur le bout des doigts. Allez chercher les agences en fonction de leurs expertises, leur taille et leurs réalisations. Faites une première sélection de 3 à 5 agences et envoyez-leur votre cahier des charges.

B

Dois-je annoncer mon budget aux agences ?

La réponse est oui. Déjà pour vous assurer de ne pas perdre de temps à évaluer une agence que vous ne pouvez pas vous offrir. Ensuite c’est surtout pour laisser à l’agence la possibilité de faire sa meilleure offre vis-à-vis de votre budget. 

Rassurez-vous sur deux points : 

  1. Le budget annoncé est assez rarement au dessus de la valeur réelle du projet présenté 
  2. Si ce dernier est au-dessus cela incitera les agences à proposer d’autres choses qu’elles jugent utiles au projet, rares sont celles qui vont gonfler leurs tarifs pour arriver au prix, rappelez-vous qu’il s’agit d’une compétition que chacune veut remporter 
C

Le petit conseil cadeau qui fait la différence ?

L’agence que vous allez sélectionner sera déterminante pour votre projet. L’équipe qui va être sollicitée et plus particulièrement le / la chef.fe de de projet va réellement déterminer la qualité du dispositif web que vous allez mettre en place. 

Demandez à rencontrer le / la chef.fe de projet qui vous sera attribué(e) avant de vous engager. Il s’agira de votre point de contact principal, la personne que vous aurez quotidiennement dans les échanges donc assurez vous que celle-ci ait l’expérience nécessaire pour bien mener votre projet mais également qu’humainement vous soyez à l’aise avec elle. Croyez-nous, cela peut sauver un projet avant même qu’il ait démarré.

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